Mỗi ngày có hàng triệu nhân viên văn phòng dùng kéo để cắt dán, lưu trữ dữ liệu trên đĩa mềm, mặc dù đã xuất hiện bộ nhớ kỹ thuật số và dữ liệu đám mây.
Họ không sử dụng những phương pháp này, dù chỉ phải click vào icon của những chương trình xử lý văn bản phổ biến như là MS Word hay là Google Docs. Các biểu tượng icon dường như đã thoái trào trong các văn phòng theo phong cách cũ. 31 năm sau khi máy tính cá nhân của IBM mang công việc đó vào trong các phần mềm. Chúng tượng trưng cho phong cách cũ của thời đại phần mềm văn phòng khi mà máy tính cá nhân còn mới mẻ.
Cũng không còn việc các nhân viên buộc phải ngồi làm việc trên bàn, chúng ta có laptop, tablet, smartphone để làm việc ở mọi nơi và do đó phần mềm văn phòng được thay đổi. Ngày nay điều quan trọng là tính tương thích, màn hình nhỏ, truyền thông xã hội và tính di động.

“Cách mọi người sử dụng mọi thứ đang thay đổi về cơ bản” Bret Taylor, giám đốc điều hành Quip
Ông Taylor, 33 tuổi, là một trong những kỹ sư phần mềm trẻ xuất sắc nhất ở Silicon Valley, người tạo ra Google Maps trước khi trở thành giám đốc kỹ thuật của Facebook. Đồng sáng lập viên Kevin Gibbs cũng 33 tuổi, người đã giúp tạo ra các trung tâm dữ liệu của Google và tham gia dự án phát triển phần mềm cho phép người ta hoàn tất nhanh ngay khi người sử dụng gõ yêu cầu vào ô tìm kiếm. Công ty của họ có một số các nhà phát triển phần mềm văn phòng cho điện thoại di động. Một số thiết kế cho chương trình mới vẫn lấy những hình ảnh cũ từ giao diện của các sản phẩm cổ điển. Nhưng chúng có khả năng cập nhật giao diện.
Cuối tháng này, Box đã mua lại Crocodoc – một dịch vụ lưu trữ trực tuyến các tài liệu, hình ảnh, dữ liệu khác, một công ty cho phép xem các tài liệu MS Word và các định dạng tập tin phổ biến khác trên các thiết bị với kích thước màn hình thích hợp - và Evernote, một trang lưu trữ trực tuyến khác cho phép mọi người viết, chỉnh sửa và chia sẻ các ghi chú với nhau.
Sam Schillace - phó chủ tịch kỹ thuật của Box cũng là nhà phát triển Google Docs trong những ngày đầu, một sản phẩm được giới thiệu cách đây sáu năm - giải thích rằng trong thế giới di động, nơi mà tất cả mọi người không ngừng giao tiếp thì tốc độ và tính dễ sử dụng quan trọng hơn sự lựa chọn phông chữ. Ông nói, "Cách đây sáu năm kết nối là một câu hỏi. Nhưng bây giờ tất cả mọi thứ được kết nối với nhau mọi lúc. "
Cả Microsoft và Google đang tìm cách làm cho sản phẩm của họ thích ứng với môi trường làm việc khi mà máy tính cá nhân hiện hữu cùng với các thiết bị khác. Có một phiên bản di động của Microsoft Office, bao gồm Microsoft Word, nhưng chỉ có thể được sử dụng để chỉnh sửa một số loại tài liệu và khả năng tương tác bị hạn chế. Lý giải cho điều này, công ty cho biết là họ không muốn người dùng phải học lại cách sử dụng quá nhiều và quá gấp.
“Chúng tôi có một tỷ người dùng phần mềm văn phòng.” Julia White giám đốc marketing của phần mềm Office cho biết. “Bạn không thể mong đợi họ thay đổi hằng ngày”
Tuy nhiên, phương tiện truyền thông tương tác xã hội ví như là việc "thích" một e-mail khi các bạn đã đọc nó thay vì viết một hồi đáp, có thể sẽ xảy ra trong tương lai, cô nói. Sản phẩm của Quip hiện tại chỉ dành cho điện thoại di động và máy tính xách tay của Apple. Nó kết hợp tin nhắn tức thời với việc tạo ra tài liệu lưu trữ, chia sẻ trong giao diện màn hình cảm ứng.
Tương tự như trên Facebook, hình ảnh của người dùng xuất hiện bên cạnh comment của họ. Những hình ảnh cũng xuất hiện trên bất kỳ thư mục hoặc tài liệu nào có người mở, để có thể dễ dàng làm việc với người khác.
Trong khi Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất, cung cấp hơn 200 phông chữ, và Google Docs có 600. Quip có hai phông chữ và danh sách có thể được thực hiện chỉ với ba cách: đánh số, check box hoặc các bullet points.
Tiêu đề nhỏ, vừa hay lớn, thay vì hàng loạt các kích cỡ phông chữ được trình bày bởi Word. "Bạn có thể tập trung vào những gì bạn muốn làm," ông Gibbs cho biết. "sản phẩm của chúng tôi phải hiển thị tốt trên bất kỳ thiết bị nào."
Đó là cách thuận tiện, nhưng nó cũng phản ánh thực tế cách làm việc trên những thiết bị hiển thị nhỏ với màn hình cảm ứng và nhu cầu của các văn phòng ảo.
"Viết và biên tập đã luôn luôn là một quá trình tương tác, nhưng mọi thứ hiện đang thay đổi nhanh hơn "Mathias Crawford, một nhà nghiên cứu tương tác người-máy tính tại Đại học Stanford cho biết. "Chúng tôi đang thay đổi từ thuyết phục dựa trên những lời lẽ sang thuyết phục dựa trên các bảng và video chèn các văn bản tường thuật."
Google Docs nay là một phần của Drive, dịch vụ lưu trữ trực tuyến của Google, đang trải qua một số sửa đổi để làm việc tốt hơn trên nền tảng di động, ông Jonathan Rochelle, quản lý sản phẩm cho Google Docs cho biết.
Nó luôn có thể cộng tác trực tuyến và mang lại tin nhắn tức thời trong quá trình xử lý nhưng các thách thức lại do một khi có rất nhiều nhân viên trong công ty quen với việc sử dụng các tính năng của phần mềm như phông chữ, biểu tượng, làm cho nó gặp khó khăn để loại bỏ những thói quen đó.
Những người khổng lồ của xử lý văn bản có tài năng và tiền bạc để đáp ứng được những mong đợi. Google không đưa ra con số về thu nhập của mình từ Docs, nhưng những người quen thuộc với các doanh nghiệp nói rằng phiên bản doanh nghiệp của Google Apps, có tính năng Documents, mang lại hơn 1 tỷ USD mỗi năm. Bộ phận phần mềm kinh doanh của Microsoft có doanh thu của 24,7 tỷ đôla trong năm tài chính 2013. Quip cung cấp một phiên bản cá nhân của phần mềm hoàn toàn miễn phí và bán một phiên bản doanh nghiệp với nhiều tính năng hơn với giá $12 một người mỗi tháng.
Quan trọng hơn, ông Crawford của Đại học Stanford cho biết, các biểu tượng lỗi thời của Word và Docs và thậm chí cả Quip sẽ trở thành một tiêu chuẩn thay thế cho nhiều người. "Cho đến khi cấu trúc kinh doanh thay đổi thì sẽ không có gì xảy ra" với Microsoft Word, ông nói.
Ông Taylor cho biết phần mềm của mình phản ánh những thay đổi xảy ra trên thế giới. "Nhìn thấy mọi người đang làm việc trên những gì, trò chuyện với họ hoặc quyết định tương tác, đó là những gì chúng tôi có ở đây," ông nói, và đồng tình với việc mở văn phòng kế hoạch của Quip. "Nơi làm việc đang thay đổi, vì vậy mong đợi đang thay đổi."
Theo NewYorkTimes