Từ những phần mềm quản lý bán hàng bằng máy tính tiền, các chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam đã áp dụng những Giải pháp quản lý toàn diện, có khả năng quản lý kho, tài chính, khách hàng…

Từ POS đến WAN
Trước đây, các cửa hàng bán lẻ chủ yếu dùng PM quản lý các điểm bán lẻ (POS - Point of sales) có tính năng đơn giản… Một số ứng dụng quản lý cửa hàng bán lẻ được bán trọn gói với giá khoảng 6-8 triệu đồng. Tuy nhiên, các PM này chưa thể hỗ trợ tốt việc điều hành cửa hàng từ xa (qua mạng), báo cáo tài chính cuối ngày
Một hệ thống quản lý cửa hàng bán lẻ đơn giản sẽ gồm có: PM quản lý, thiết bị đọc mã vạch (Barcode), máy tính tiền, máy in hoá đơn. PM quản lý chủ yếu kiểm soát dữ liệu nhập vào từ máy tính tiền, thiết bị đọc mã vạch; PM quản lý sẽ trợ giúp cho nhân viên cửa hàng trong việc nhập liệu – lưu trữ. Gần đây, các giải pháp quản lý cửa hàng bán lẻ POS còn bổ sung thêm tính năng kết nối – trao đổi dữ liệu giữa các thiết bị bán hàng cầm tay qua mạng không dây. Quản lý hàng tồn với máy kiểm kho đọc mã vạch.
Hiện nay, các Giải pháp quản lý chuỗi bán lẻ đều có thể vận hành thông qua mạng diện rộng (WAN – Wide Area Network) hoặc chạy trực tiếp trên Internet. Người quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng máy tính xách tay ở bất kỳ địa điểm nào theo dõi tình hình bán hàng ở từng điểm bán lẻ, nhận báo cáo qua mạng… Các quyết định kinh doanh sẽ được các nhà bán lẻ đưa ra kịp thời dựa trên các báo cáo bán hàng vào cuối phiên làm việc của nhân viên bán hàng.
Có thể kể đến một số tính năng hữu ích của các PM chuyên nghiệp: Thống kê hàng hoá tồn kho, tạo nhãn hàng, phân quyền in nhãn cho từng lô hàng khác nhau… Việc kiểm soát hoá đơn bán hàng, giá bán lẻ, chương trình khuyến mãi… cũng được hệ thống quản lý kiểm soát hàng ngày. Các quyết định thay đổi giá bán, áp dụng chương trình khuyến mãi… sẽ được chuyển từ văn phòng trung tâm xuống các cửa hàng bán lẻ.
Đồng thời, các doanh nghiệp (DN) cũng tăng cường quản lý tập trung đối với các điểm bán lẻ thông qua hệ thống mạng. Người quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ không cần trực tiếp đến các cửa hàng nhưng vẫn có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động của các cửa hàng này. Người quản lý có thể thông qua mạng máy tính để nắm bắt thông tin về giá vốn, giá bán sỉ/bán lẻ, lượng hàng hoá tồn kho…
Tiết kiệm thời gian
Nhờ áp dụng các Giải pháp CNTT, DN bán lẻ không mất nhiều thời gian nhập liệu thủ công, ban hành các quyết định xuất/nhập hàng hoá… Những thao tác này đều được các PM quản lý chuyên nghiệp thực hiện một cách tự động.
Chẳng hạn, Công ty TRG International với giải pháp Retail Pro đã xây dựng được một quy trình luân chuyển hàng hoá tự động. Các phiếu xuất/nhập hàng sẽ chạy trên hệ thống mạng và tự động được xử lý tuỳ vào địa chỉ tiếp nhận (nhập hàng hay xuất hàng). Nhân viên cửa hàng không cần nhập liệu trở lại suốt quá trình chuyển hàng, xuất/nhập kho như trước. Phiếu xuất/nhập hàng sẽ tự động chuyển đổi từ phiếu xuất kho thành phiếu nhập kho sau khi cửa hàng ra lệnh tiếp nhận.
Theo bà Phạm Thanh Bình, Giám đốc Phát triển Kinh doanh của TRG International: Ở văn phòng trung tâm vẫn theo dõi được các hoá đơn bán hàng cụ thể ở từng cửa hàng. Máy tính tiền ở cửa hàng bán lẻ và máy tính ở văn phòng trung tâm đều cài đặt cùng một PM quản lý; chỉ khác ở cấp độ phân quyền trên mạng.
Các quyết định kinh doanh sẽ được các nhà bán lẻ đưa ra kịp thời dựa trên các báo cáo bán hàng vào cuối phiên làm việc của nhân viên bán hàng
Đặc biệt, Retail Pro có các tính năng vận hành tự động như: Hệ thống tự động đặt hàng với nhà cung cấp (nếu kho sắp hết hàng); tự động chuyển sản phẩm từ các điểm bán chậm sang các điểm có mức tiêu thụ hàng hoá tốt hơn.
Hoặc thiết lập định mức hàng tồn kho với mức tiêu thụ của một mặt hàng đạt ngưỡng thấp nhất và cao nhất (Min/Max). Khi hệ thống phát hiện mức tiêu thụ mặt hàng này ở các cửa hàng đạt ngưỡng Min sẽ gửi thông báo để kịp bổ sung hàng hoá; hoặc dự trữ vừa đủ ở các cửa hàng vẫn ở ngưỡng Max.
Tăng cường cạnh tranh
Người khổng lồ trong lĩnh vực PM – Microsoft đã tung ra thị trường giải pháp dành cho các nhà bán lẻ dựa trên nền tảng Dynamic AX. Các đơn vị phân phối PM của Microsoft đã phối hợp với Microsoft Việt Nam bản địa hoá các ứng dụng này. Trong quý 3/2011, Microsoft ra mắt phiên bản Dynamic AX for Retail (dành cho cửa hàng bán lẻ) các nghiệp vụ bán hàng thích nghi các chuẩn mực ở Việt Nam.
Công ty Votiva, nhà phân phối giải pháp Dynamic AX for Retail cho biết, giải pháp này sẽ giúp cho các điểm bán lẻ kết nối với nhau, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý hàng hoá tốt hơn… Đây là sản phẩm thích hợp dành cho các DN lớn và vừa đang quản lý các cửa hàng bán lẻ chuyên ngành (thời trang, thực phẩm…).
Các cửa hàng bán lẻ và văn phòng trung tâm có thể trao đổi dữ liệu bằng cách chia sẻ ổ đĩa mạng nếu dùng chung mạng nội bộ. Giải pháp 1C: bán lẻ 8 có thể trao đổi thông tin với hệ thống quản lý thông tin (back-office) những thông tin chung về hoạt động giao dịch; các hoạt động chuyển tiền nội bộ và phân bổ hàng hoá sẽ không được chuyển về hệ thống quản lý thông tin.